Meetings & special events executive ou communément appelé l'event executive a pour mission d'organiser et de coordonner l'ensemble du projet événementiel auprès de l'event manager. Il a pour responsabilité la planification de l'événement ou de la rencontre et la coordination entre fournisseurs, personnes chargées de logistique et celles chargées des différentes prestations requises.
L'event executive est, de même, chargé du traitement des demandes de renseignements de la clientèle par voie d'emails ou d'appels téléphoniques. Il lui est aussi confié le recrutement de l'équipe de préparation ainsi que la création et le maintien des relations avec les fournisseurs externes afin de vérifier les différents points et les besoins auxquels ils devraient répondre.
Par ailleurs, Le meetings & special events executive est responsable du planning et veille donc à son respect et à son application, comme il est responsable de la confirmation de réservation des lieux ou de la salle de l'événement ou de la rencontre après plusieurs recherches. Puis, il organise la rencontre des différents invités et participants mais veille aussi à son bon déroulement à travers la préparation des passes et à la communication des informations nécessaires aux partenaires et fournisseurs.
Finalement, l'event executif même s'il crée, organise et coordonne l'ensemble du projet jusqu'au suivi qualité, il maîtrise aussi son environnement concurrentiel. Il prend en considération les offres concurrentes du nombre très important d'agences travaillant sur l'événementiel et fait preuve de créativité. Enfin, une fois le meeting ou l'événement achevé, il réalise un diagnostique post-event afin d'évaluer la qualité de la performance tout en relevant les points de faiblesse à améliorer, puis remonte le feedback à la direction.